デジタル化とは

「デジタル化」とは、アナログな業務をデジタル技術を活用 した業務に置き換えることです。人口が減少している日本において、人手不足を解消するための業務効率化を推進する 方法として、デジタル化は重要な役割を果たします。

例えば、「これまでは契約を紙ベースで行っており、印刷や郵送に加え双方で押印が必要だったが 、事務作業軽減のために電子署名を利用する」、「請求書を紙ベースで出力してコピーを保管していたが、すべて電子化してクラウド上に保管する」といった事例が挙げられます。

デジタル化と同じような言葉との違い

デジタル化と似た概念として、「DX」や「IT化」などの単語 がよく使われます。

ここでは、デジタル化と「DX化」や「IT化」との意味の違いについて解説します。

DXとの違い

DXとは、「デジタルトランスフォーメーション」の略称であり、デジタル技術によってデータを有効活用し、組織やビジネスに変革をもたらす取り組みのことです。

デジタル化はデジタル技術で業務を置き換えることであるのに対し、DXはデジタル技術で変革を起こす点に違いがあります。

デジタル化の目的は業務の効率化を主軸としますが、DXの目的は競争力を高めることです。従業員の生産性や顧客への価値提供を向上させ、競争力強化 を図るための社内改革がDXになります。

IT化との違い

IT化とは、情報を活用する技術を使い、業務効率化をすることです。具体的には、システムやソフトウェアの活用により、データの収集や分析といった“特定の業務”を効率化 します。（一連の業務プロセス全体を効率化するのは「デジタル化」です。）

デジタル化が一連のアナログ業務プロセス全体をデジタルに置き換えて効率化することを目的 とするのに対し、IT化はソフトウェアを活用したデータ入力や分析など、特定の業務効率化が目的である点で違いがあります。

デジタル化を進めるメリット

「アナログな物事をデジタルデータに変換する」という表面的な変化だけを見ると、デジタル化の効果が薄く感じられますが、デジタル化を進めることには様々なメリットがあります。

ここでは、デジタル化を進めるメリットを5つに分けて紹介します。

業務の効率化

手作業で行っていた業務をデジタル化することで、それまで負担となっていた作業時間を短縮でき、人為的なミスも防止できます。

例えば、勤怠情報の入力を目視で確認して手作業で集計している場合、有効なデジタル化の方法は勤怠管理システムを導入することです。勤怠の入力漏れをシステムがエラーで知らせてくれるため、入力漏れを防げます。データ集計のための手間を大幅に削減できる点もメリットです。

また、経費精算や契約書作成などをデジタル化することで、煩雑な集計や承認の作業 が場所を問わずに行えるため、業務負担が軽減 できます。

業務効率化によってできた従業員の空いたリソースを他の業務に当てることで、企業競争力の向上にもつながります。

情報管理・共有のしやすさ

業務に関する情報を紙で管理している場合、特定の情報が個人管理になってしまう可能性があります。 そのため、必要な情報を確認するのに手間がかかってしまったり 、場合によっては情報を紛失してしまったりするリスクも潜んでいます。

情報管理や共有をスムーズに行うためには、ビジネスチャットなどのWebツールやクラウドサービスの導入が有効です。口頭や紙文書で共有していた情報がデータとして一元管理できるようになり、各部署間で情報を共有しやすくなります。検索機能が備わっていればデータ抽出もすぐに行うことができるため 、必要な情報を目視で探す手間が省けます。

デジタル化によって情報をデータ化すると、アナログ情報と比べてデータの加工や分析が容易になります。

例えば、小売店であれば、顧客の購買履歴を一元管理できるシステムを導入することで、来店動向や購買単価などの情報を把握しやすくなります。そのデータを基に、最適な販促活動を選択することによって売上の増加につなげられます。

コスト削減

単純作業やルーティンワークをデジタル化することで、作業の削減につながり 人件費を抑えられます。また、ペーパーレス化を進めて紙を使用しなくなると、印刷のためのインク代や紙代、紙資料の発送代などのコストも不要になります。

近年、リモートワークの増加に伴って利用が増えているWeb会議を活用できれば、会議のためのクライアント先への移動や出張などの交通費も削減できます。

BCPの強化

BCPとは、「ビジネスコンティニュイティプラン」の略称であり、自然災害や流行病、システム障害などの緊急事態が起こった際に、被害を最小限に抑え、速やかに事業の回復を図るための計画です。 。万が一、 会社が被災しても、資料をデジタル化してクラウド上に預けておくことで大切な情報やデータが守られます。

例えば、新型コロナウイルスが蔓延して出社ができない状態下でも、クラウド上でデータを共有したり、テレワークができる状態を整えたりすることで、これまでと変わらずに業務を行った企業は数多く存在します。

多様な働き方への対応

会議や商談をオンラインで行えればリモートワークが可能になります。リモートワークができる環境が整うと、育児や家事など家庭の事情がある場合や、本社から遠方に住む従業員でも場所を問わずに業務を継続できます。

通勤時間を他のことに使えるだけでなく 、自由な働き方が認められると従業員の満足度向上につながります。会社へ対するエンゲージメントが高まれば、人材の流出も防ぎやすくなります。 また、「出社」にとらわれず働ける環境があれば、居住地にとらわれない人材の採用が可能です。

デジタル化を進めるデメリット

デジタル化を進めることには様々なメリットがありますが、一方でデメリットもある点には注意が必要です。

ここでは、デジタル化を進めるうえで知っておくべき主なデメリットを3点紹介します。

導入・管理・運用コストがかかる

デジタル化を進めるためにシステムを導入する際には、初期コストや導入に伴う作業が発生します。機能が充実したシステムを導入しようとするほど、多額の投資が必要です。

導入時だけでなく、システムを運用するのにもコストがかかります。また、デジタル化 したシステムを自社で管理していく場合には、デジタル人材を確保するといった課題も出てきます。

少しでもコストを抑えたい場合は、自社に必要な機能を予め精査し、複数社から相見積りをとって予算に沿ったシステムを探すといいでしょう。

セキュリティ対策が必要

デジタル化は業務効率化を 実現できる反面、データの改ざんやコピー、流出などのリスクが伴うため、徹底したデータ管理が求められます。データの流出は自社の機密情報だけでなく、取引先の情報や顧客データも対象となり得るため、そうした事象を発生させないためのセキュリティ対策が必要です。

万が一、取引先の情報や顧客データの流出が起こると、企業の価値や信用が大きく下がるのはもちろん、場合によっては賠償問題にも発展する可能性があります。単にセキュリティ水準の高いシステムを導入するだけでは不十分であり、従業員にセキュリティ教育を実施したり、アクセス権限の設定を見直したりといった社内の運用管理方法を考慮する必要もあります 。

対策するにあたっては社内のセキュリティ担当者だけでなく、必要に応じて外部の専門家にも相談するといいでしょう。

システム障害への備えが必要

デジタル化を進めると、導入したシステムに障害が発生したときに業務がストップしてしまう可能性があります。

発生した障害が、社内ですぐに解決できるレベルであれば問題ありません。一方で、システムそのものに異常が発生している場合など社内で対処できない場合は、システムの提供メーカーに復旧を依頼するなどの対応が必要となり、長時間業務がストップする可能性があります。

BCPの観点からも、システム障害が発生した場合の業務フローをあらかじめ整備し、周知しておきましょう。

デジタル化できる身近な業務の例

ここでは、デジタル化することでメリットを得やすい身近なアナログ業務の例を紹介します。

帳票関連の業務

帳票業務や経理業務のために会計ソフトを導入すると、各部門の売上や経費の集計が自動化され、計算や分析のための時間が大幅に短縮されます。新たに仕訳を起こした場合でも元帳や残高試算表へ自動反映されるため、転記の手間の削減や漏れを防止できます。

最近の会計ソフトはクラウドサービス も多く、クレジットカードや銀行口座と連携する自動仕訳機能が備わっているものもあるため、導入にあたっては必要な機能を精査しながら検討しましょう。

顧客データ管理

顧客データ管理のためにクラウドサービスを活用すると、顧客情報を社内共有しやすくなります。スムーズな情報共有によってチーム単位での業務を遂行しやすくなるだけでなく、リアルタイムでの情報更新や同時編集も可能です。

また、名刺管理システムでは、受け取った名刺をアプリで読み込むだけで自動的に名刺に記載されている氏名や連絡先などの情報を蓄積できます。紙の名刺を持ち歩く必要がないのはもちろん、名刺データを特定のワードで一括検索できたり、複数の部署間で情報共有できたりする点が便利です。

進捗管理

プロジェクト管理システムに作業内容や達成状況を記録することで、全体の進捗状況や遅延しているタスクを可視化できます。

進捗状況のデジタル化によって、管理者だけでなく各メンバーが進捗を確認できるため、お互いに状況を確認しながらサポートしあう体制が構築されます 。

勤怠管理

勤怠管理システムの導入は、いつでも場所を問わずに勤怠入力が行えるという点で、特にリモートワーク環境を整えるためには必須です。

システムでは労務管理に必要な情報を一元化でき、各人の残業時間や有給休暇の取得状況など管理すべき事項を即座に把握できる点が便利です。

給与計算ソフトと連携している勤怠管理システムも多く、出勤状況や残業代の集計を自動で行ってくれるため、給与計算の手間も大幅に削減できます。

デジタル化の進め方

既存のアナログデータを電子データに置き換えるには手間や費用がかかるため、デジタル化を進める際には適切に行う必要があります。

ここでは、デジタル化の進め方について順を追って解説します。

現在の課題と目的を明確にする

デジタル化を進める前に、まずは現在の業務の棚卸しを行って「どのような課題があるか」や「どのようなことを実現したいのか」を整理することが重要です。

課題を把握するためには、現場担当者へのヒアリングが欠かせません。ミスが発生しやすい作業や負荷が集中している作業がある場合は、システムの導入による省力化もしくは自動化を検討しましょう。

アナログ業務での労働時間や生産性 の分析 により、業務の無駄や削減できるポイント、デジタル化で実現したい理想像 を描くことができます。

デジタル化の手段や必要なシステム（ツール） を選定する

現在の課題が把握できたら、それらがデジタル化によって解決できるのか、解決可能な場合はどのようなシステムが有効であるかを洗い出します。

導入するシステムを選定する際は、デジタル化の目的を確認しながら進めましょう。費用はもちろん、導入する際の手間や期間なども加味して進めることがポイントです。従業員の要望にも耳を傾けることで、従業員も一体となってデジタル化を推し進めやすくなります。

実際の業務に導入する

利用するシステムやツールが決まったら、業務に導入していきます。

導入にあたっては、あらかじめマニュアルを用意し、事前に社員への研修を行うなど現場で混乱が起きないよう配慮して進めましょう。

定期的に見直しや改善を行う

システムやツールの導入はあくまで手段であり、導入して終わりではありません。業務面では当初設定した目的が達成できているか、定期的に効果測定する必要があります。もし思った通りの成果が出ていなければ、その原因を探り、新たに改善すべき点を探りましょう。

システム面に関しても技術の進展が早く、導入してからも次々に新しい機能や性能が充実したものが開発されています。古くなったシステムでは必要な業務を網羅できなくなってくる場合もあるため、期間を定めて効果を見直す機会を設けましょう。

まとめ

デジタル化によって、スムーズな情報共有が進み、集計や検索など作業に手間や時間がかかっていた業務を効率的に行えるようになります。デジタル化を進める際は、目的を明確に定めたうえで解決すべき課題を抽出し、どの業務を改善すれば目的を達成できるかという点に軸をおきましょう。

また、デジタル化にあたっては導入するシステムやツールを慎重に検討するだけでなく、必要となるコストやマニュアルの作成、社員教育といった準備も並行して進める必要があります。システムを導入した後も業務面・システム面の両方を定期的に見直し 、その時々の状況に応じた改善を進めていきましょう。