業務の属人化とは

「業務の属人化」とは、業務フローやプロセスなどを特定の従業員しか把握していないため、その従業員がいないと業務が滞る状態を指します。

特定の従業員だけがノウハウを持っているため、その人が休んだり退職したりすると、、他の従業員ではカバーしきれず業務遂行が難しくなります。

ノウハウを共有されていない従業員が代わりに業務を行えば、業務の質や効率が著しく低下するだけでなく、業務が停滞する恐れがあります。

業務の属人化が引き起こすリスクやデメリット

業務が属人化しても、担当する従業員が担当し続ける限りは練度も高まっていき、特定領域のスペシャリストとして重宝される存在となります 。

一方で、特定従業員への依存度は高くなり、それに伴う悪影響も出てきます。

ここでは、業務属人化による業務への悪影響 について解説します。

ナレッジやノウハウを蓄積・共有できない

一部の従業員が一元的に業務を行っている場合、その従業員にしか業務ノウハウが蓄積されません。

業務に関する知識や経験を一部の従業員だけが持っていると、その従業員が休んだり、離職した場合に業務を行える従業員が他におらず、業務が停滞してしまいます。

また、技術やノウハウが一部の従業員以外に継承されず、組織全体でのナレッジやノウハウの蓄積や人材育成への利活用が進まない可能性があります。

業務品質のコントロールが難しい

属人化された業務の詳細は、担当する従業員しか把握できません。

一部の従業員が長年行っていた業務の作業マニュアルは作成していないことも多く、新しい従業員がそういった業務を担当すると一定の品質を保てない可能性があります。

その結果、トラブル発生の発見や対応が遅れたり、当事者による隠蔽が起こるリスクが高まります。

業務効率が低下するリスク

属人化した業務に他の従業員が関わることがなくなるため、周りからは何をやっているのかが見えづらく、従業員間でのチェック機能が働きません。

もっと効率化できる可能性がある業務であっても、周りの社員がそれに気づくことができず、業務効率の改善機会を失ってしまいます。

また、担当従業員が病気やケガ、退職といった理由によって出社できなくなった場合、他に対応できるメンバーがいないため業務が停滞する可能性があります。

業務マニュアルがない状態で他の従業員に業務を引き継ぐと、業務の質が低下するだけでなく、効率的な進め方がわからないために業務効率も低下します 。

業務効率が落ちることで一つひとつの作業により多くの時間を要するようになり、結果として長時間労働につながる可能性があります。

適切な評価が困難

業務が属人化してしまうと、本来定められていた適切な業務方法・手順かどうかを判断できず、業務内容の正しさや改善すべき点はないかといった「評価」ができません。

担当部署しか業務内容を理解していないのは問題です。場合によっては担当者直属の上司やチームメンバーですら、業務内容を把握していないこともあります。

その場合、担当者の評価を適切に行うことが難しくなります。

業務の属人化が起こる原因

なぜ業務の属人化が起きてしまうのか。ここでは、業務の属人化が起きる4つの要因について解説していきます。

業務の専門性が高い

専門的な知識やスキル、経験が必要な業務は難易度が高く、属人化しやすい傾向にあります。

専門性の高い業務は、専門知識のある従業員が担当することになりますが、そういった専門的な知識を持つ従業員は限られています。そうなると、専門的な知識を持った従業員は長期間にわたって同じ業務を行うことになります。

専門的な知識を持った従業員が限られている上に、特定の従業員が長い時間をかけて経験やノウハウを蓄積すると、その業務は特定の従業員以外対応することができなくなっていきます。代わりに業務を行える従業員がいないと、業務内容やノウハウが組織内で共有されることもなくなります。

これらの理由から、専門性の高い業務ほど業務の属人化を助長します。

マニュアルが整備されていない

専門性の高い業務の担当者は、普段の業務で忙しく、マニュアルを作成する時間がない場合があります。

マニュアルが作成されないまま日々業務をこなすことになると、ノウハウや経験が特定の従業員だけに蓄積され、業務の属人化が進んでいきます 。

組織として業務マニュアルの整備ができていないことも、業務の属人化を引き起こす原因の一つです。

従業員が日々の業務に忙殺されている状態にある会社は、業務マニュアルの整備や業務改善に費やす時間がありません。業務マニュアルの作成よりもまず目の前の仕事に取り組むことで精一杯になってしまいます。

マニュアルがない状態では他の従業員に業務を円滑に引き継ぐことが難しいため、ジョブローテーションができず、特定の従業員にノウハウや経験が蓄積されることで業務の属人化が進んでいきます。

レガシーシステムによる影響

レガシーシステムとは、過去に開発または実装され、現在では時代遅れになった古い技術を使用した業務システムを指します。レガシーシステムは長期間にわたって使用されてきたシステムなため、新しい技術やプラットフォームが利用できるようになったとしても、そのまま使用されることがあります 。

レガシーシステムの全体像を把握しているのは、導入されたときからそのシステムを使ってきた一部の従業員に限られます。元々は誰にでも扱えるシステムだったとしても、時代とともに変わっていく業務に合わせて機能を追加したり、他のシステムと連携させたりと、担当者にしか理解できない複雑なものに変わっていくことは多々あります。

そのようにカスタマイズされて使用されてきたシステムには、マニュアルが作成されていないケースも多く、特定の従業員の知識と経験に頼ったままになってしまいます。

業務の属人化を解消（標準化）するメリット

ここまで、業務の属人化による悪影響デメリット・リスクと属人化する要因について解説してきましたが、ここでは業務の属人化を解消するメリットについて解説します。

業務品質のばらつきを防止できる

業務が属人化している状況では特定の従業員しかその業務を行えませんが、業務の標準化によって、誰でも一定の業務を行える環境になります。

どの従業員が担当しても一定レベルの品質維持が可能なため、業務品質のばらつきを防止できます。

また、業務を担当できる従業員が多くなることで、その業務が適正に行われているかというチェックを相互に行えることも大きなメリットです。

業務効率が改善される

業務の標準化を進めること で、特定の従業員だけでは気づかなかった課題や問題点に気づきやすくなります。一部の従業員だけではなく、組織全体として業務の評価ができるため、業務改善にもつながりやすいです。

多くの従業員が様々な角度から業務を見直すと、「この業務は無駄があるのではないか」、「この業務は一部の従業員に偏りすぎていないか」といった意見交換が促進されます。

そういった意見をもとに業務の効率化を進めることで、余ったリソースを別の業務に向けることができ、組織全体のパフォーマンス向上につながります。

ナレッジやノウハウが社内に蓄積される

業務が属人化すると、その知識や経験は特定の従業員のみに蓄積されますが、業務が標準化すればそのノウハウが組織全体で共有されます。

特定の従業員ではなく、チームや部署といった組織にノウハウが蓄積されると、人事異動や組織再編があった場合にも業務の引き継ぎがスムーズに行われ、業務が停滞することを防げます。

組織で業務を分散できるようになるため特定の従業員が業務を抱え込むこともなくなり、適正な人事評価にもつながります。

業務の属人化を解消する方法

業務の属人化を解消すると様 々なメリットがあります。

ここでは、業務の属人化を解消する方法について紹介します。

業務を洗い出し、可視化する

業務を可視化することにより業務内容が明確になり、これまで不明瞭だった様々な点をクリアにできます。

業務を可視化できたら、万人が作業できるようシンプルな業務フローを組み立てましょう。一つ一つの業務をひも解いていくことで、再度業務が属人化してしまうことも防ぐことが可能です。

また、今まで確認することのできなかった業務の課題洗い出しや問題点の改善にも着手できます。

業務マニュアルを作成する

業務の属人化を解消する上で、業務マニュアルの作成は重要です。「一定程度の作業はマニュアルを見れば誰でも対応できる」という状態を目指しましょう。

業務内容はできる限り言語化します。必要に応じて画像や動画を用いることで、より明確に業務のイメージを伝えられるでしょう。

業務マニュアルは、一度作成したらそれで終わりではありません。業務フローが変更・改善されれば 、マニュアルも修正する必要があります。定期的にマニュアルを見直し、最新の業務フローが掲載されている状態を心がけましょう。

情報共有しやすい仕組みやツールを整備する

組織内で情報共有の仕組みやツールがないことも、業務が属人化する要因になります。チームで業務進捗状況を報告し合うミーティングを実施したり、コミュニケーション用のITツールを導入したりして 、組織で情報共有ができる環境を整えることも業務標準化のポイントとなります。

AGSコンサルティングでは、業務の属人化解消に向けたご提案はもちろん、業務効率化のための仕組みやITツールのご提案も承っております。「業務が属人化している状況を改善したい」「業務効率化のやり方がわからない」といったお悩みがありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

特定の従業員だけがノウハウを持っている場合、その従業員の休職や退職などによって円滑な業務の遂行が難しくなります。属人化した業務は社内にノウハウが蓄積されないため、業務効率や品質の低下につながります。

企業が継続的に安定して業務を継続していくためにも、業務を標準化していくことが大切です。

業務属人化の原因を突き止め、業務標準化に向けた施策を検討・実行していきましょう。